Team Assistant (m/w/d)

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About this role

Overview

(Team) Assistant (m/w/d)

Work location : Hybrid - 3 days per week in the Berlin office

Standort: Hybrides Arbeiten (mit ggf. Reisebereitschaft je nach Team-Bedarf) Berichtet an: General Manager Vertragsart: Unbefristet / Vollzeit

Rollenübersicht

In dieser Schlüsselposition fungieren Sie als unverzichtbare Stütze für die Geschäftsführung und die strategischen Fachabteilungen. Sie bringen durch Ihre langjährige Erfahrung Ruhe und Struktur in dynamische Prozesse. Als proaktive/r Projektkoordinator/in optimieren Sie operative Abläufe und managen interne sowie externe Stakeholder souverän.

Responsibilities

Ihre Hauptaufgaben

Support & Projektkoordination

Kalendermanagement: Eigenverantwortliche Planung und Priorisierung Terminkalender sowie die Organisation nationaler und internationaler Reisen.
Meeting-Management: Effiziente Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von (Führungs-)Meetings, inklusive Agenda-Setting und Protokollführung.
Kommunikationsdrehscheibe: Proaktives Management der Korrespondenz sowie Funktion als zentraler Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Partner.
Projekt-Tracking: Unterstützung bei der Überwachung von Workstreams, Fristen und operativen Kennzahlen (KPIs).
Intercompany Relations: Aktive Pflege der Beziehungen zwischen den verschiedenen Konzerngesellschaften (Intercompany), um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.

Veranstaltungs- und Schnittstellenmanagement

Schnittstelle Event/Leadership: Sie agieren als erste/r Ansprechpartner/in und organisatorisches Bindeglied zwischen dem Eventmanagement und dem Leadership-Team.
Veranstaltungs-Organisation: Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, von der logistischen Planung bis zur operativen Umsetzung vor Ort.
Event-Management: Organisation von (virtuellen) Workshops, Team-Events und Schulungen inklusive Location-Suche und Vor-Ort-Betreuung.

Finanz- und Prozessmanagement

Budget & Controlling: Unterstützung bei der Budgetplanung sowie kontinuierliches Tracking der Ausgaben (P&L Support).
Beschaffungswesen: Erstellung von Purchase Orders (POs), Rechnungsprüfung und Vendor-Management.
Prozessoptimierung: Identifikation von Prozesslücken und eigenständige Entwicklung neuer Abläufe zur Effizienzsteigerung.

Qualifications

Ihr Profil

Berufserfahrung: Mehrjährige, fundierte Erfahrung (idealerweise 10+ Jahre) in einer vergleichbaren Assistenz- oder Projektkoordinationsfunktion.
Branchenkenntnis: Gutes Verständnis für die Strukturen im Gesundheitswesen oder Life-Science-Bereich.
Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
IT-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office, Google Workspace sowie modernen Kollaborations-Tools (Zoom, Teams).
Persönlichkeit:
- Proaktivität: Sie denken stets einen Schritt voraus, erkennen Bedarfe eigenständig und handeln lösungsorientiert („Self-Starter“).
- Souveränes Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Organisationstalent unter Zeitdruck.
- Teamplayer-Mentalität in einem multikulturellen Umfeld.